Heb je beslist dat je met verschillende lokale besturen wil samenwerken rond cultuur? En wil je daarvoor graag subsidies ontvangen binnen het Bovenlokale Cultuurdecreet? Bereid je goed voor een maak je samenwerking formeel. Hoe je dat doet? We helpen je verder met een aantal sjablonen.

Maar eerst: stel dat enkele lokale besturen willen samenwerken, onder welke vorm doen ze dat dan best?

Samenwerken, onder welke vorm?

Wanneer lokale besturen ons de vraag stellen welke vorm OP/TIL zou adviseren, dan is ons antwoord genuanceerd. 

De belangrijkste vuistregel is dat dat je je niet zwaarder moet organiseren dan nodig voor de vooropgestelde ambitie. En die ambitie kan van regio tot regio en van samenwerking tot samenwerking verschillen.

Bovendien vraagt de Vlaamse overheid in het kader van bepaalde erkenningen en subsidies (erfgoedcellen, Bovenlokale Cultuur …) toch dat het gaat om een samenwerkingsverband met een rechtspersoon. Dat is ook niet zo onlogisch, aangezien deze organisaties in de praktijk vaak ook eigen budgetten beheren en personeel in dienst hebben. 

Het lijkt ons ook goed om te kijken welke logische en interessante clusters er in jouw regio mogelijk zijn. Er zijn immers een aantal parallelle oproepen (Jeugd, Cultureel Erfgoed, IOED, Bovenlokaal …) waar misschien wel interessante combinaties te maken zijn die dan meer kritische massa rond zich verzamelen, zonder aan slagkracht te verliezen.

Tip

Zorg dat jouw samenwerkingsverband voldoet aan de spelregels van het Regiodecreet.

De dienstverlenende vereniging

Een beperkt aantal lokale besturen kiest er op dit moment voor om die ‘culturele cluster’ in te bedden in een groter geheel (en vaak een al bestaand verband) met andere domeinen, bijvoorbeeld in een dienstverlenende vereniging (DVV).

In positieve zin kan je dan onder andere gebruik maken van een sterkere ‘back office’ en kunnen nieuwe verbindingen met andere domeinen ontstaan (bv. rond sociaal beleid, ruimte … ). Een aandachtspunt bij deze constructie is dat er ook voor de ‘zachtere’ sectoren voldoende politieke of beleidsmatige aandacht van de Raad van Bestuur moet zijn. In grote verbanden staat cultuur niet noodzakelijk op het voorplan. Soms geeft een zwaardere structuur beperkingen in de ‘speelruimte’ om dingen te doen omwille van algemene procedures, werkwijzen … die gelden (bv. om snel en vlot met maatschappelijke partners afspraken te kunnen maken). 

Toch zijn dergelijke situaties minstens deels op te vangen, door bijvoorbeeld met een stuurgroep met schepenen van cultuur te werken en afspraken te maken over de autonomie van die stuurgroep om de culturele samenwerking inhoudelijk vorm te geven, een stuk operationeel aan te sturen … De boodschap blijft dus om hier op voorhand alvast goed over na te denken. 

De projectvereniging

De meeste lokale besturen kiezen voor culturele samenwerkingen voor de meest eenvoudige vorm, namelijk een projectvereniging. Maar ook deze samenwerking vraagt een aantal formele stappen.En omdat een goede samenwerking staat of valt met een goede afspraken, maakte AURION LAW in opdracht van  Cultuurloket en OP/TIL een aantal sjablonen die bruikbaar zijn bij de oprichting van een projectvereniging. Ook de collega’s van FARO gaven hierbij input. Op die manier hopen we iets aan te reiken wat voor de meeste intergemeentelijke samenwerkingsverbanden cultuur aansluit bij de noden.

Hoe maak ik de samenwerking binnen een projectvereniging formeel?

OP/TIL adviseert om van bij de start van jouw proces minimaal de colleges van burgemeester en schepenen van de verschillende gemeenten te betrekken. Het is belangrijk dat zij jou de tijd en ruimte geven om deze oefening te maken. We maakte al een checklist voor de opmaak van zo’n engagementsverklaring (zie link in de kantlijn).

Een schepencollege vergadert in principe wekelijks, een gemeenteraad maandelijks. Lever agendapunten tijdig aan. De vergaderdata verschillen bovendien van bestuur tot bestuur. Hou er daarom rekening mee dat de goedkeuring van de oprichting van een projectvereniging tijd in beslag neemt. Wij raden aan om hiervoor minimaal twee maanden te voorzien.

Tips

• Vraag op voorhand per lokaal bestuur de vergaderdata na en de data waarop voorbereidende stukken moeten worden aangeleverd. 
• Heel wat lokale besturen beschikken zelf ook over juristen. Dus laat eventuele stukken ook even door hen na lezen. Hieronder alvast een aantal sjablonen die vrij kunnen aangepast worden aan de lokale noden.

De intentieverklaring

Als jullie er echt willen voor gaan en als er consensus is over de inbreng van elke gemeente, de structuur, … dan kan je deze intentie ook laten bekrachtigen door alle gemeenteraden.

Gebruik het sjabloon voor een intentieverklaring tot samenwerking. Dit is geen verplichte tussenstap, maar voorkomt dat je op het einde van de rit nog voor verrassingen komt te staan. 

En dan het echte werk …

De oprichting van een projectvereniging

Wil je dan overgaan tot de effectieve oprichting van een projectvereniging, dan heb je natuurlijk nog een aantal stappen te doorlopen. Hou rekening met de interne procedures van de lokale besturen.

Met een gemeenteraadsbesluit agendeert men zowel:

• de samenwerkingsovereenkomst
• de statuten van de projectvereniging

Let op! In de statuten moet je ook het doel van jouw projectvereniging omschrijven. Dit kan verschillen van regio tot regio. Voor het formuleren van de doelstelling, kan je hier inspiratie vinden:

Na goedkeuring door alle gemeenteraden kan de oprichtingsakte getekend worden. Deze leg je na ondertekening binnen de 30 dagen voor aan het Agentschap Binnenlands Bestuur van de Vlaamse overheid. 

Vergeet ook niet dat de statuten moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad.

Het intern reglement

Wanneer de projectvereniging is opgericht (of bij de start van een nieuwe legislatuur), dient elk lokaal bestuur ook vertegenwoordigers voor de raad van bestuur aan te duiden. 

Wij adviseren om binnen de raad van bestuur te werken met een intern reglement waarin nog meer afspraken worden gemaakt over de dagelijkse werking. Dit reglement wordt goedgekeurd in de raad van bestuur en hoeft niet naar alle aparte gemeenteraden. 

Niet panikeren, wel goed organiseren

Goede afspraken, maken goede vrienden. Het is dus belangrijk dat de statuten, het intern reglement, de samenstelling van het bestuur … correct en volgens de regels verlopen.

Maar daar stopt het werk natuurlijk niet. Een organisatie vraagtdagelijks een goede aansturing, financiële opvolging … 

Wil je nog meer te weten komen over het goed besturen en beheren van een organisatie, neem dan zeker ook een kijkje op de kennisbank van cultuurloket.

Een vraag? Hulp nodig?

• Contacteer Lien Verwaeren van OP/TIL.
• Een juridische vraag? Cultuurloket heeft een netwerk van juristen om je verder te helpen.
• Voor juridische dienstverlening kan je terecht bij Evelyne Maes van Aurion. Als je laat weten dat je via deze link  bij hen terecht kwam, krijg je een voordeeltarief.