COVID-19 — De impact op de 1e bovenlokale cultuurprojecten
april 2020 — Hoe treft COVID-19 de 1e bovenlokale cultuurprojecten? Zet het virus een mes in het budget? Wat met tijdelijk personeel en freelancers? Wat met al gemaakte kosten en verloren inkomsten? OP/TIL stuurde op 27 maart 2020 een korte bevraging uit naar de projectcoördinatoren. De diagnose? Geen zware financiële gevolgen. Organisatoren moeten wél hun planning bijsturen.
34 lopende projecten
De 34 goedgekeurde projecten uit de 1e ronde konden starten vanaf 1 januari 2020. Afhankelijk van de gemaakte planning, zitten de projecten nu in een voorbereidende fase, of was er net een periode voorzien met verschillende publieksmomenten. De helft van de projectindieners gaf ons een inkijk in de interne werking.
Uitvoering project
9 op de 10 van de bovenlokale projecten kunnen momenteel (een deel van) het project niet uitvoeren. Of ze verwachten dat het project de komende maanden gehinderd zal worden.
De organisatoren schrapten alle geplande activiteiten, privé of publiek. Ook de sluiting van een locatie, het niet (fysiek) kunnen bereiken van een doelgroep, zorgen ervoor dat projecten niet in de geplande vorm doorgaan.
“Jonge kunstenaars zijn net de doelgroep van ons project. Zij lijden hier het meest onder.”
Nele Keukelier van Night Shift, een project van Gouvernement
Hoe gaan de organisatoren hiermee om?
Op dit moment gaan de voorbereidingen voor de projecten zo goed als mogelijk door. Een aantal organisatoren plande grote publieksmomenten in maart, april en mei, en moet die noodgedwongen afgelasten. Maar uitstel is geen afstel!
Hoewel 14 van de 17 projecten activiteiten uitstelt, geloven de organisatoren dat het project of een deel van het project op een later tijdstip wel zal kunnen doorgaan.
Organisatoren stellen uit, of ze zullen bepaalde projectonderdelen meer bundelen of online een plek geven.
Toch zegt ook een aantal organisatoren dat onderdelen van het project, door bijvoorbeeld een strakke projectplanning, niet zullen doorgaan. Het gevolg? De meeste projecten zullen de duur van het project moeten verlengen.
“Het hele project schuift een jaar op. Het contract met de freelance projectcoördinator werd stopgezet. En, we zullen een nieuwe locatie moeten zoeken voor 2021.”
Pieter Malengier vann PPPUSH-IT, een nieuw cross-over festival in de Wase regio
Uitstel van activiteiten of onderdelen van het project, brengt ook andere problemen met zich mee:
- De duur van de maatregelen tegen COVID-19 is op dit moment nog onbekend en maakt het moeilijk om een nieuwe planning op te maken.
- Wie samenwerkt met scholen of cultuurcentra verwacht ook problemen met uitgestelde activiteiten. Er zal immers veel druk staan op de najaarsagenda’s: scholen zullen prioriteit geven aan het inhalen van leerstof, cultuurcentra aan de herprogrammatie van de voorjaarsactiviteiten.
- Een deel van het opgebouwde netwerk gaat op dit moment verloren doordat (fysieke) ontmoetingen niet mogelijk zijn. Bovendien zijn niet alle doelgroepen even makkelijk online te bereiken.
- Het gebruik van een tijdelijke locatie kan in het gedrang komen.
- Gemaakte kosten zijn vaak niet recupereerbaar, zoals de kost voor promotiemateriaal van een event dat niet doorgaat.
Personeel
Wat met tijdelijke medewerkers?
De meeste tijdelijke projectmedewerkers blijven aan het werk, vooral om verder voorbereidend werk te doen. Maar wat als de projectduur verlengd wordt? Kan het contract van de tijdelijke werknemer dan doorlopen?
En wat met freelancers?
Uit de bevraging blijkt dat organisaties freelancers uitbetalen voor de geleverde prestaties. Maar in bijna alle gevallen zegt de organisator het contract op voor afgelaste of uitgestelde activiteiten. Dit betekent: inkomensverlies. Enkel het project Night Shift zal 70% van de voorziene vergoedingen voor freelancers wel uitbetalen.
Financiële impact
Voor de meeste projecten is het nog moeilijk inschatten hoe groot de financiële impact zal zijn. De meesten voorzien echter een beperkte financiële impact.
De projecten die resoluut uitstellen naar volgend jaar berekenden wel al een bijkomende kost tussen de 5.000 en 20.000 euro.
Enkele projecten eindigen mogelijk ook met een overschot, als niet alle acties kunnen doorgaan.
Verschillende organisaties verliezen vooral reguliere middelen, via sponsoring, inkomsten uit zaalverhuur of inkomsten uit activiteiten. Die reguliere middelen zijn ook belangrijk als eigen inbreng in de projectwerking.
Maatregelen van de overheid?
Waarmee zijn de projecten gebaat? Een goedkeuring van de verlenging van de projectduur kan al een groot deel van de oplossing zijn.
Daarnaast leeft de vraag of het departement flexibel kan omgaan met de beoordeling van begroting en projectplanning bij uitvoering én verantwoording. Organisatoren verplaatsen activiteiten, voegen ze soms samen, of vertalen ze online. Of, ze verschuiven budgetten van het ene naar een volgend projectjaar. Ook als organisatoren niet-recupereerbare kosten kunnen inbrengen, kan dat het verlies beperken.
Voor wie werkt met freelancers is het vaak moeilijk om verlies via het project bij te passen. De projectcoördinatoren kijken zeker uit naar de steunmaatregelen van de Vlaamse en federale overheid.
Tips voor projectcoördinatoren:
- Wijkt je traject af van de oorspronkelijke planning?
Breng het departement Cultuur, Jeugd en Media op de hoogte. Mail naar kiosk@vlaanderen.be. Leg ook uit waarom je afwijkt. Doe dit zowel voor het inhoudelijke als het zakelijke verloop. - Hou tijdens de uitrol van het project wijzigingen en de reden daarvoor bij. Maak hiervoor een apart document aan. Handig om wijzigingen vlot in kaart te brengen in het verantwoordingsdossier. Doe dit zowel voor het inhoudelijke als het zakelijke verloop.
- Informeer je over de laatste maatregelen. Er zijn immers nog verschillende steunmaatregelen in de maak. Zo kan je een goede beslissing maken voor de herplanning van je project. Of zo weet je hoe om te gaan met personeel en freelancers. Bekijk dus regelmatig deze website. Specifieke informatie vind je ook op de website van het departement Cultuur, Jeugd en Media.
- Houd online contact met partners en doelgroepen. Je investeerde zeker al heel wat tijd in het opbouwen van relaties, je bouwde een netwerk uit, of ondernam actie om een specifieke doelgroep te bereiken … Zorg ervoor dat deze relaties niet verloren gaan.
- Maak gebruik van tijdelijke werkloosheid voor projectmedewerkers, als je de duur van het project zal verlengen. Doe je dit niet, dan riskeer je zonder projectmedewerker te vallen in de laatste fase van het project. Of je moet met eigen middelen een verlengd contract bekostigen.
Meer info over deze bevraging?
Contacteer Benedikte De Vos van OP/TIL.
