tips

Een goedgekeurd kleinschalig bovenlokaal cultuurproject. Wat nu?

Proficiat! Je ontvangt subsidies van de Vlaamse overheid voor je kleinschalig bovenlokaal cultuurproject. Vind hier enkele aandachtspunten bij het uitvoeren van je project. En bij de eindverantwoording die je achteraf moet opmaken.

Voor je start: dubbelcheck je dossier en het advies

Lees het advies van het departement Cultuur, jeugd en media goed door. Je ontving dit per mail op het adres dat je via KIOSK invulde. Misschien staan er nog tips in of aandachtspunten, die je kan gebruiken bij de uitvoering van het project. Neem ook nog even je aanvraagdossier door, om de geplande acties en afspraken met de partnerorganisatie(s) op te frissen.

Kreeg je niet het volledige gevraagde subsidiebedrag? Zorg ervoor dat je duidelijk weet welk deel van het project wel of niet gefinancierd wordt. Twijfel je? Overleg met iemand van het team transversaal en bovenlokaal bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media via bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be of 02 553 42 27.

Wat houd ik bij gedurende de looptijd van het project?

Alle facturen die je nodig hebt voor het opmaken van de eindverantwoording. Deze facturen bevatten enkel de kosten die duidelijk gelinkt zijn aan het project. Let er ook op dat alle facturen op naam staan van de aanvrager van de subsidie, zeker als je met verschillende partners samenwerkt. Facturen voor een project kunnen enkel gelinkt worden aan de projectperiode (max. 12 maand).

Alle promomateriaal en documentatiemateriaal, onder meer als bewijs dat je het logo van de Vlaamse overheid gebruikte in digitale en gedrukte communicatie. Je hebt dit nodig voor jouw eindverantwoording. Alle persartikels en foto’s over het project.

Documenteer je werkproces in woord en beeld zodat je in de toekomst van die ervaringen kunt leren, de kennis kunt delen met anderen en je eindverantwoording vlot kunt opmaken. Ook wat minder goed loopt, is relevant.

Wat mag ik niet vergeten bij de uitvoering van mijn project?

Projecten van de indienronde van 1 maart kunnen ten vroegste starten op 1 juli van hetzelfde kalenderjaar. Projecten van de indienronde van 1 september kunnen ten vroegste starten op 1 januari van het volgende kalenderjaar.

Breng het logo van de Vlaamse overheid aan op alle gedrukte en digitale communicatie. Informeer bij partners, sponsors en andere subsidiegevers of zij specifieke wensen hebben over logogebruik in jullie communicatie.

Verloopt de uitrol van je project anders dan gedacht? Er verandert iets aan de timing, de deelnemende partners, de acties, de kostenverdeling, de doelgroep… ? Belangrijke wijzigingen ten opzichte van jouw aanvraagdossier meld je via bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be.

Je bent toegekomen aan een publieksmoment? Nodig de Vlaamse overheid (bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be) en OP/TIL (info@cultuuroptil.be) uit. Je doet een fotogeniek moment? Promotie van een evenement? Kennis delen? Bezorg een beeld en tekst aan OP/TIL voor verdere verspreiding.

Uitbetaling subsidie en verantwoording

Dien uiterlijk 3 maand na de einddatum van het project de verantwoording in. Dat gebeurt via een formulier in KIOSK. De einddatum van het project vulde je zelf in bij de aanvraag.

De verantwoording bevat:

  • een inhoudelijk luik, waarin je de uitvoering van het project beschrijft en eventuele afwijkingen ten opzichte van de aanvraag worden toegelicht,
  • een financieel luik met alle uitgaven- en inkomstenposten voor het project en een toelichting. Let op: belangrijke wijzigingen bij de uitvoering meld je meteen bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be, wacht dus niet tot de eindverantwoording.
  • Bewijsstukken, bijvoorbeeld facturen, moeten niet meegestuurd worden, maar kunnen op verzoek opgevraagd worden door het Departement cultuur, jeugd en media. En dit tot 10 jaar na afloop van het project. De regel is dat alle facturen die de projectafrekening staven, kunnen opgevraagd worden. Dus niet enkel facturen ter waarde van het gevraagde subsidiebedrag.

Een toegekend subsidiebedrag tot en met 15.000 euro wordt in één keer uitbetaald na de goedkeuring. Een hoger subsidiebedrag wordt in twee keer uitbetaald: een voorschot van 90% na de goedkeuring en een saldo van 10%. Het saldo van 10% ontvang je uiterlijk twee maanden na een positief advies over je verantwoordingsdossier door de toezichthouder van het departement cultuur, jeugd en media.

Vragen over de uitrol van jouw goedgekeurd project?

Stel je vraag aan OP/TIL via info@cultuuroptil.be of via VRAAG/RAAK, elke donderdag van 9u30 tot 10u30 via Zoom. Inschrijven is niet nodig. Klik op deze Zoom-link tijdens de vermelde uren.

Waar vind je hulp?

Wijzig je de inhoud van het project? Heb je vragen over subsidiebedrag en looptijd? Meld dit via bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be

Technische vragen over KIOSK? Mail naar kiosk@vlaanderen.be

Sylvia Matthys

Grensverleggende to do's & verhalen in je mailbox? Schrijf je in voor 1 of 2 nieuwsbrieven.